Oppmøte og fravær

Skaff full oversikt over aktiviteten i koret

Eirik

Sist oppdatert één jaar geleden

De fleste kor forholder seg til oppmøte og fravær på øvelsene sine. En god oversikt over aktiviteten i koret er spesielt viktig ved søknader på ulike støtteordninger, som for eksempel voksenopplæringstilskuddet fra Musikkens studieforbund. Denne hjelpeartikkelen viser hvordan ChoirMate bistår.

Aktivere oppmøtefunksjonen

Registrering av oppmøte og fravær starter med at oppmøtefunksjonen er aktivert for en aktivitet. Dette redigeres av en administrator i adminområdet for en aktivitet ved å huke av for "Ta oppmøte og fravær" som vist i bildet.


Dette aktiverer følgende standardoppførsel, med mulighet for innstillinger som omtales senere i artikkelen.


  1. Medlemmer kan registrere fravær for planlagte aktiviteter i korets kalender.
  2. Når en aktivitet starter, får medlemmer et varsel om å sjekke inn i appen for å bekrefte sin tilstedeværelse. For korister som ikke er sjekket inn ved aktivitetens slutt, vil disse motta et ekstra varsel og en e-post.
  3. Noen timer etter aktivitetens slutt vil det lages en oppmøterapport som blir tilgjengeliggjort for administratorer.

Registrere oppmøte og fravær

For medlemmer

Medlemmer kan registrere fravær når som helst innen sluttidspunktet for en aktivitet, og gjøres via kalenderen eller listen over nærstående aktiviteter under "Koret ditt". Dersom koristen legger igjen en grunn for fravær, vil denne bare kunne leses av administratorer. Medlemmer som registrerer fravær vil ikke bli varslet om å sjekke inn når aktiviteten pågår.

For administratorer og redaktører

Administratorer kan se registrert fravær i forkant, under og i etterkant av en aktivitet. 30 minutter før en aktivitet starter viser appen et øyeblikksbilde over hvem som har meldt fravær, sjekket inn eller ikke sjekket inn enda. Å se forventet oppmøte i forkant av for eksempel en øvelse gir muligheter for dirigent og administratorer å tilrettelegge programmet avhengig av hvem som møter opp. For eksempel kan dirigent fokusere mindre på stemmegrupper der det forventes et høyt fravær, og stille mer forberedt.


Dersom man ønsker å delegere oppmøteregistreringen i større grad, kan redaktører gis tilgang til å føre oppmøte og fravær for sin egen stemmegruppe.

Standardinnstillingen er at administratorer kan føre oppmøte under en aktivitet. Dette gjøres under knappen "Oppmøte og fravær" for en aktivitet, og tilgjengeliggjøres 30 minutter før starten på aktiviteten. Dette er nyttig dersom man har dedikerte personer i koret som har som oppgave å føre fravær.

Innstillinger

Administratorer kan tilpasse hvordan oppmøtefunksjonen skal opptre i koret. Dette gjøres i adminområdet under "Innstillinger" i rullegardinmenyen. Her kan man velge om korister i det hele tatt skal forholde seg til oppmøteregistreringen, om redaktører skal få tilgang til å føre fravær i egen stemmegruppe og hvilke muligheter administratorer skal ha. Dersom man her velger at kun administratorer eller redaktører skal forholde seg til oppmøte og fravær, vil ikke koristene blir varslet om å sjekke inn.

Oppmøterapport og eksportfunksjon

Noen timer i etterkant av sluttidspunktet på en aktivitet vil det lages en oppmøterapport, med e-postvarsel til alle administratorer. Denne kan vises fra adminområdet under "Aktiviteter og oppmøte" i rullegardinmenyen. Her kan også administratorer justere oppmøtet, om det ikke er fullstendig.

Eksportfunksjonen under "Aktiviteter og oppmøte" lar en administrator hente ut oppmøte- og fraværsdata for en angitt tidsperiode. Dataene sendes i en CSV-fil (Excel-vennlig) per e-post, og passer godt til videre rapportering i forbindelse med ulike tilskuddsordninger.

Var denne artikkelen nyttig?

5 av 5 likte denne artikkelen

Trenger du fremdeles hjelp? Send oss en melding